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傳統(tǒng)檔案管理存在的問題
1、對檔案重視度不夠:大部分單位檔案室硬件設(shè)施的配置不完善,檔案室保管條件普遍較差,沒有檔案密集架。
2、檔案員業(yè)務(wù)不夠精通。檔案管理工作需要一定的專業(yè)素質(zhì),應(yīng)該說技術(shù)性很強。
3、隊伍配置不穩(wěn)定。各單位人員調(diào)動頻繁,使檔案管理隊伍不穩(wěn)定,對檔案管理的持續(xù)性造成了影響,檔案管理工作無法深入、有序開展。
4、檔案電子化程度低。目前,檔案保存以紙質(zhì)為主,還沒有電子檔案。紙質(zhì)檔案在整理歸檔、調(diào)閱、查詢時有諸多不便。
提升檔案管理需要做到的方面
1、建立健全檔案管理制度,建立健全管理員職責、歸案、調(diào)閱、管理等制度,使檔案管理有章可循、有據(jù)可依,保證檔案管理制度化、規(guī)范化。2、加強培訓(xùn)力度。加強對檔案員的培訓(xùn),提高其檔案管理重要性認識,提高其檔案管理業(yè)務(wù)知識專業(yè)化程度,增強對檔案管理流程的熟悉程度,促進檔案管理工作效率的提高。
3、建立綜合性檔案室。建立綜合性檔案室,并安裝專業(yè)裝具檔案密集架,改變當前檔案收集、歸檔、保管各據(jù)一方的混亂局面。各方檔案在收集整理、歸檔后,統(tǒng)一移交綜合檔案室管理,減少出現(xiàn)檔案受損。
檔案密集架存放檔案資料具有的一個明顯優(yōu)點,就是可以充分利用庫房空間,存放更多的檔案。同等面積的庫房,檔案密集架存放的檔案數(shù)量多于傳統(tǒng)文件柜存放的檔案數(shù)量。
另外,假如是智能型的檔案密集架,就不僅可以用于存放檔案資料,而且還可以對檔案資料進行智能管理,自動顯示檔案資料的確切存放位置,自動打開存放檔案所屬的位置,還可以對溫度、濕度、通風等進行自動調(diào)節(jié)。正是由于檔案密集架具有這些優(yōu)勢,致使越來越多的單位選擇使用檔案密集架,特別是辦公用地緊張的單位,為了節(jié)省用地,在選擇購置檔案裝具時更是將檔案密集架作為首選產(chǎn)品。同時,檔案密集架還具有外形美觀、大氣的特點,一些單位將檔案密集架視作檔案管理現(xiàn)代化的一個必備特征。
總之,傳統(tǒng)檔案管理存在諸多問題,必須向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型,安裝檔案密集架,提升檔案管理的水平。