檔案室是各單位組織（包括團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等）統(tǒng)一保存和管理本組織檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是整個(gè)組織的組成部分，是一個(gè)機(jī)構(gòu)密不可分的部分，也是檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，而檔案室密集架是檔案室必備的檔案儲(chǔ)存設(shè)備。

檔案室的本質(zhì)特征是統(tǒng)一管理本工作單位檔案和主要為本工作單位服務(wù)。檔案室，可以說(shuō)是底層次的管理機(jī)構(gòu)的檔案室是國(guó)家檔案工作組織體系中普遍、大量、基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。它是一個(gè)工作單位檔案信息內(nèi)容數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、加工處理和傳輸?shù)姆?wù)部門(mén)，與本工作單位的領(lǐng)導(dǎo)和各組織機(jī)構(gòu)發(fā)生聯(lián)系，為領(lǐng)導(dǎo)決策、處理工作、組織生產(chǎn)、進(jìn)行科研等活動(dòng)提供依據(jù)和參考材料，在檔案室中檔案室密集架是為常見(jiàn)的檔案儲(chǔ)存以及管理的設(shè)備。

一個(gè)工作單位的檔案室不僅要負(fù)責(zé)本工作單位的檔案工作，還承擔(dān)著檢查、指導(dǎo)下屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。不要以為管好自己工作單位的檔案就萬(wàn)事大吉了，如果你工作單位是大系統(tǒng)的工作單位，還要負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查下屬單位的檔案工作，有了二級(jí)機(jī)構(gòu)，甚至三級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案，這才是一個(gè)完整的檔案工作單位。

檔案室是企事業(yè)單位重要的庫(kù)房，也是企業(yè)單位重要的檔案資料儲(chǔ)存的地方，對(duì)企業(yè)的發(fā)展和規(guī)劃都有很重要的意義，而大多數(shù)的企業(yè)單位檔案室內(nèi)都安裝有檔案室密集架，是因?yàn)槠淇梢怨?jié)省用地，提升儲(chǔ)存量以及安全高效的性能，使得其廣受青睞。

傳統(tǒng)辦公家具的容量小、質(zhì)量差、無(wú)法移動(dòng)，因而檔案工作流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng)，檔案核查、查閱耗時(shí)長(zhǎng)，盤(pán)點(diǎn)效率低，安全保障能力弱，無(wú)法有效保障檔案的安全，而檔案室密集架容量大、智能化程度高、能夠精準(zhǔn)定位存放位置，所以建議各個(gè)檔案室將家具更新?lián)Q代，安裝檔案密集架用于檔案的儲(chǔ)存和管理。

傳統(tǒng)的檔案管理方式比較落后、不夠嚴(yán)謹(jǐn)，進(jìn)而極易發(fā)生檔案混亂、丟失的現(xiàn)象，檔案室密集架廠家建議各個(gè)企事業(yè)單位實(shí)施檔案流程化管理，實(shí)現(xiàn)檔案從產(chǎn)生、保管、歸檔、利用直至銷(xiāo)毀的全生命周期管理方式。

企事業(yè)單位伴隨著長(zhǎng)久的發(fā)展，一些歷史檔案和重要文件是需要保存下去的，所以檔案室安裝長(zhǎng)久保護(hù)檔案資料安全的檔案密集架是比不可少的。檔案管理工作繁瑣與辦公家具、查檔流程密切相關(guān)，企業(yè)發(fā)展的需要，進(jìn)而加大改革改造檔案室，安裝檔案室密集架，終檔案管理工作的效率大大提高，檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)、跟上現(xiàn)代化的發(fā)展的進(jìn)程。